Política de tratamiento de datos

Empresa: COTTON GLOW SAS

Normativa aplicable:
- Ley 1581 de 2012 (Protección de datos personales en Colombia)
- Decreto 1377 de 2013 (Reglamentación de la Ley 1581)
- Circular 002 de 2015 (de la Superintendencia de Industria y Comercio - SIC)

1. Objeto

COTTON GLOW, en cumplimiento de la normativa colombiana de protección de datos personales, establece las políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales de clientes, empleados, proveedores y terceros con los que tenga relación.

Definiciones (ajustadas a la Ley 1581 de 2012)

• Dato personal: Información vinculada o asociada a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión).
• Responsable del Tratamiento: COTTON GLOW, quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado del Tratamiento: Tercero que procesa datos bajo instrucciones de COTTON GLOW.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de datos.

3. Principios (Art. 4 Ley 1581 de 2012)

• Legalidad (cumplimiento normativo).
• Finalidad (uso solo para las actividades autorizadas).
• Libertad (autorización previa, expresa e informada).
• Veracidad (datos exactos, completos y actualizados).
• Transparencia (derecho del titular a conocer el tratamiento).
• Acceso y circulación restringida (solo personas autorizadas).
• Seguridad (protección contra riesgos).
• Confidencialidad (prohibición de divulgación no autorizada).

4. Autorización y Finalidades del Tratamiento

Requisito de Autorización:

• COTTON GLOW solicitará autorización expresa (ej: formulario físico/digital, whatsapp, cláusula en contratos) o tácita (cuando al proporcionar los datos, el titular pueda entender razonablemente que los entrega para un fin específico).
• Excepciones a la autorización (Art. 10 Ley 1581):
  • Datos públicos.
  • Emergencias médicas.
  • Cumplimiento de obligaciones legales.

5. Derechos de los Titulares (Art. 8 Ley 1581)

• Acceso y consulta: Saber qué datos se tienen y cómo se usan.
• Reclamos y rectificación: Corregir datos inexactos.
• Supresión: Solicitar eliminación cuando no se respeten principios.
• Revocatoria: Retirar autorización (no aplica para datos con obligación legal).
• Solicitud de prueba de autorización.

Procedimiento para ejercer derechos:

1. El titular debe enviar una solicitud escrita al correo [email protected]
2. COTTON GLOW responderá en un plazo máximo de 10 días hábiles (prorrogable por 5 días más, notificando al titular).

6. Transferencia y Transmisión de Datos

• Nacional: Solo con autorización del titular, salvo excepciones legales.
• Internacional: Solo a países con nivel adecuado de protección (Art. 26 Ley 1581). Si no lo hay, se requiere autorización expresa.

7. Medidas de Seguridad (Art. 17 Ley 1581)

CottonGlow adopta medidas de seguridad razonables y proporcionales, como:

• Contraseñas seguras en las plataformas de almacenamiento.
• Almacenamiento protegido en servicios como Google Workspace.
• Acceso limitado a la información a personal autorizado.
• Compromisos de confidencialidad básicos con terceros encargados.

8. Conservación y Eliminación

Los datos se conservarán mientras sean necesarios para las finalidades del tratamiento o por exigencias legales (ej: facturas por 5 años según el Código de Comercio). Una vez cumplido el plazo, se procederá a su eliminación segura.

9. Responsable y Contacto

Responsable del Tratamiento: COTTON GLOW

Correo: [email protected]

Teléfono: 311-2035356

10. Actualizaciones

Esta política entra en vigencia a partir del 16 de julio de 2025 y podrá ser actualizada según cambios normativos o internos. La versión vigente estará disponible en www.cottonglow.com

Monica Merlano Bermudez
Representante legal COTTON GLOW